Verslag jaarvergadering

Verslag jaarlijkse algemene leden- vergadering gehouden te Kardinge op vrijdag 14 november 2014.

Schaatstrainingsvereniging  Eemsmond

Met kennisgeving afwezig: fam. Pruisscher, Betty Vos, Ger Warink, Dorothé List, Astrid Oudman en Marjolein de Jong.

Aanwezig: Marjanna Kooi, Anja Stulp, Anja de Heer, Kees de Wilde, Hjalmar Stulp, Leon Boer, Jilldau Tjalma, Janny Tjalma van der Veen, Henk Kuik, Jens Tjalma, Rogier Snijder, Jansje Snijder Vrieling, Nicole Bruin, R.M. Strijker, Margo Bos-van Hoeve, Wouter van Hal, Jacob Reinders, Roel Zuidema, Anita de Vries, Leonie Perdok, Petra Ritsema, Annelies Verschure, Harold Groenewold, Johan Feikens, Wouter Verschure en Nely Schutte.

AGENDA

1.  Opening

Johan opent de vergadering. Hij laat het Grunneger Scheuveljoarboek zien. Het boek is voor de liefhebbers te bestellen bij Teake Plas.  

2. Huldiging

Kevin Kuiper wordt als houder van het nieuwe clubrecord op de 100 m gehuldigd en krijgt een
certificaat. Daarna huldigt Petra de beste clublotenverkopers. Er is in totaal voor 761,95 euro aan loten verkocht. Hjalmar heeft de meeste loten verkocht en krijgt een nieuw jasje. De andere prijswinnaars mogen een prijs uitzoeken. Deze prijzen zijn ter beschikking gesteld door Oosterhaven schaatssport en van Lingen te Twijzelerheide. Daarnaast krijgen alle verkopers een bidon aangeboden van iSkate, onze nieuwe hoofdsponsor voor het NPT.

3. Verslag

Het verslag van de algemene ledenvergadering van 15 november 2013 wordt onveranderd goedgekeurd.

4. Mededelingen/ingekomen stukken

De laatste jaren draaide de vereniging op een aantal vrijwilligers met deels grote taken. Het wordt steeds moeilijker om vrijwilligers voor deze taken te vinden; daarom hebben wij een aantal taken opgesplitst. Tevens hebben wij een nieuw administratiepakket (Sportlinkclub) aangeschaft, wat de administratieve taken moet verlichten. Daarnaast is het besturingssysteem van onze website verouderd zodat wij n op vrij korte termijn een nieuwe website moeten laten bouwen. Om de vereniging (en haar vrijwilligers) gezond te houden zoeken wij extra vrijwilligers, die een deel van de taken op zich willen nemen. Ook zijn wij op zoek naar sponsoren zodat wij een contributieverhoging kunnen beperken. OPROEP: Wilt u wat doen voor de club en/of weet u een sponsor voor ons? Meld u zich bij het bestuur. Vanuit de vergadering werd geopperd de taken meer inzichtelijk te maken naar de leden toe en op die manier te proberen mensen te bereiken om een taak op zich te nemen. Dit voorstel gaat het bestuur uitvoeren. Vorig jaar hebben wij een NPT zonder hoofdsponsor georganiseerd maar door het in het leven roepen van een sponsorcommissie en door de inzet van de leden hebben wij het toernooi toch zonder verlies kunnen draaien.

5. Jaarverslag van de secretaris

Het jaarverslag is met de stukken rondgestuurd. Er zijn geen op-of aanmerkingen. Momenteel groeit het ledental door het aanmelden van een mooi aantal nieuwe leden. De persoonlijke aanpak van de ledenbeheercommissie draagt hier zeker aan bij.

6. Verslag van de penningmeester  

De verlies- en winstrekening van het seizoen 2013/2014 en de begroting voor het nieuwe seizoen worden uitgedeeld. Er is een verlies van ruim 1.600 euro. Meest opvallende cijfers zijn de lagere contributie en de gestegen trainerskosten. Bij de wedstrijdgelden zijn de kosten hoger dan de

opbrengsten. Dit ligt met name bij de interclubs. Vanaf nu gaan wij de werkelijke kosten doorberekenen in plaats van een vast bedrag per interclub. Onder diversen zitten de kosten voor de bloemetjes van twee seizoenen (laat gedeclareerd) en voor een deze zomer gehouden barbecue voor de vrijwilligers.

De begroting geeft een begroot verlies van ruim 900 euro. Dit bedrag wordt 100 euro lager doordat er vanmiddag nog een boekje met clubloten binnenkwam. Het streven is om komend seizoen zonder verlies te beëindigen. Er staat overigens nog wel voldoende op de bank maar het is niet de bedoeling om op ons banksaldo in te teren. Naar aanleiding van de cijfers biedt zich spontaan een vrijwilliger aan  die wanbetalers achter de broek wil zitten.

7. Verslag van de kascommissie

Ger Warink (aftredend) en Astrid Oudman hebben de boeken gecontroleerd. Beide leden zijn vanavond verhinderd en hebben een schriftelijke verklaring opgesteld. Deze wordt voorgelezen. De boeken zijn in orde bevonden en de penningmeester wordt bedankt voor haar werkzaaamheden.

8. Bestuursverkiezing

Aftredend en niet herkiesbaar           : Betty Vos
Aftredend en niet herkiesbaar           : Anja de Heer
Aftredend en niet herkiesbaar           : Marjanna Kooi (penningmeester)
Tussentijds afgetreden (verhuisd)     :Anouk de Veen, zij is tijdelijk opgevolgd door Annelies Verschure. Het bestuur bestond de laatste jaren uit 8 personen. Aangezien wij meer met commissies gaan werken heeft het bestuur besloten het aantal te verminderen tot 5 personen. Als gevolg hiervan komt Annelies niet in het bestuur.

Kandidaat                                          : Jacob Reinders (penningmeester)

Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld. Geen der aanwezigen wenst een schriftelijke stemming of wenst tegen te stemmen. Jacob wordt daarom benoemd tot penningmeester. Jacob stelt zich voor. Hij houdt momenteel de website ook bij. Het zou fijn zijn als daar een andere vrijwilliger voor komt. Margo Bos gaat administratieve taken uitvoeren voor de penningmeester en stelt zich in het kort voor. De aftredende bestuursleden worden bedankt en krijgen een attentie.

9. Benoeming commissies en verkiezing nieuw kascommissielid

      - Kascommissie                     : Ger Warink (aftredend) en Astrid Oudman.
                                                     Nieuwe kascommissieleden: Roel Zuidema en Roel Strijker  
                                                     (plaatsvervangend lid).
      - Technische commissie         : Anouk de Veen (afgetreden augustus 2014), Anja Stulp en
                                                     Annelies Verschure. Nicole Bruin komt de commissie 
                                                    versterken.
      - Zomerkampcommissie        : Astrid Oudman, Wouter Verschure.
      - Website redactie                  : Jacob Reinders, Richard Verschure en Harold Groenewold.
                                                   Jacob legt zijn taken in de webredactie uit. Met name vanuit
                                                 het bestuur en trainers komen er vragen tot wijzigingen. Ook
                                                 houdt hij de agenda bij en plaatst hij nieuws. Gemiddeld kost het
                                                 een uur per week. Aan het begin van het schaatsseizoen kost
                                                 het een paar uur per week.
     - Elfdorpentocht commissie :  Anja de Heer, Jacob Tijsma, Hilbrand Brandsma, Janny Tjalma,    
                                               Nico van den Akker, Jan Thomas Vos en Harold Groenewold.
     - NPT Commissie                       : Johan Feikens, Richard Verschure, Jan de Veen, Annelies
                                                Verschure (vz), Anja Stulp en Ellen Dallinga.
     -  Sponsorcommissie                 : Harold Groenewold, Anja Stulp en Betty Vos.
     - Ledenbeheer commissie      : Petra Ritsema, Marijke Ridder, Anita de Vries en Dorothé List.

10.    Voorstel tot contributieverhoging.              

Sinds het seizoen 2008/2009 is de contributie ongewijzigd. Door de stijgende kosten zien wij ons genoodzaakt om met ingang van het nieuwe boekjaar 2015/2016 de jaarlijkse contributie met € 5,00  per lid te verhogen. Daarnaast stellen wij voor niet langer Clubloten te verstrekken aan de leden. Het kost vrij veel tijd om ze te verspreiden en daarnaast is de winkans erg klein. Dit voorstel wordt gedaan op grond van artikel 9 van de Statuten SchaatsTrainingsvereniging Eemsmond.

Artikel 9 luidt:
       1. De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit:
                    1. contributie van de leden
                    2. ontvangsten uit evenementen
                    3. andere inkomsten.

  2. a) De leden zijn jaarlijks gehouden tot het betalen van contributie, welke door de algemene vergadering zal worden vastgesteld. De leden kunnen daartoe in categorieën worden ingedeeld, die een verschillende contributie betalen.

Voorgesteld wordt om de contributie ieder jaar met de inflatie te verhogen. Dit voorkomt een relatief grote verhoging ineens zoals nu besloten. Om een goed beeld te krijgen van de inkomsten en de uitgaven van de club zou het resultaat van de NPT apart moeten worden verantwoord. Eventuele overschotten op de exploitatieoverzicht van het NPT zouden dan moeten worden gereserveerd voor toekomstige jaren. Deze buffer is nodig om eventuele tegenvallers op te vangen. 

Besloten wordt de contributie met ingang van volgend seizoen conform het voorstel te verhogen.

11.  W.v.t.t.k./ rondvraag

Anja Stulp vraagt mensen zich op te geven voor de jurycursus en/of de starterscursus. Wij hebben als club dringend behoefte aan nieuwe jury leden. Als wij geen goede juryleden hebben mogen de tijden niet worden geregistreerd in SARA.

12.     Sluiting  

Johan bedankt iedereen voor zijn aanwezigheid en sluit de vergadering.

 

 Verslag algemene ledenvergadering 2013

Gehouden op vrijdag 16 november 2013 te Kardinge.

Aanwezig: Anja Stulp, Ger Warink, J. Boekweg, Kees de Wilde, Janny Tjalma, Harold Groenewold,Astrid Oudman, Simon Kuiper, Gea Kuik-Stalman, Annelies Verschure, Leonie Perdok, Betty Vos, Marjanna Kooi, Nico van den Akker, Anja de Heer, Johan Feikens, Anouk de Veen en Nely Schutte.

Aanwezig voor de huldiging clubrecordhouders: Patrick Kuiper, Kevin Kuiper, Karin Kuiper-Pools, Willard Reinders, Niklas Reinders, Jonas Reinders en Wanda Stoter.

Met kennisgeving afwezig: Anneke ten Hove, Carolien Verschure, Gonda Stallinga en Jetty Elzinga.

1.      Opening

De voorzitter  heet iedereen van harte welkom. Het is zijn laatste avond als voorzitter. Deze functie heeft hij drie jaar lang met veel plezier bekleed. In zijn openingswoord vraagt hij extra aandacht voor het geringe aantal jeugdleden. De club zou graag een aantal nieuwe jeugdleden verwelkomen. Iedereen kan drie gratis proeflessen volgen.

2.    Huldiging houders nieuwe clubrecords

Er zijn dit jaar 12 clubrecords gereden!  De certificaten worden uitgereikt aan de aanwezige leden, Tessa, Kevin, Willard en Niklas. Frank Vreugdenhil en Arianna Pruischer zijn helaas verhinderd: ze krijgen hun certificaat toegestuurd.

3.      Notulen algemene ledenvergadering 16 november 2012

Er zijn geen op- of aanmerkingen., De notulen worden onveranderd goedgekeurd.

4.    Mededelingen/ingekomen stukken  

-  Op 22 februari worden de clubkampioenschappen gehouden.

-  De Eemsmondjasjes gaan erg snel van de hand bij de recreanten.

-  Wij hebben nu 5 groepen recreanten op de maandagavond, dat loopt goed.

-  Wij gaan ons de komende tijd meer richten op sponsoring en dan met name op sponsoring op de

    website.

-  De ledenadministratie heeft Lienus Koster een jaar gedaan, deze is nu overgenomen door Marjolein

   de Jong.

5.    Jaarverslag van de secretaris

Er zijn geen op- of aanmerkingen.

6.    Verslag van de penningmeester

De jaarrekening wordt uitgedeeld en toegelicht door de penningmeester. De kosten van de zomerkamp staan niet als voorziening op de balans. Als de kosten van het zomerkamp op een zelfde niveau als van voorgaande jaar blijven, is dit geen probleem. Het bestuur heeft nog geen besluit genomen over het wel of niet doorgaan van het skeeleren op vrijdagavond. Op papier zijn er wel deelnemers, maar aan het eind van het seizoen daalt het animo snel.

Aan de grote clubactie hebben slechts 5 á 6  pupillen deelgenomen.  Twee jaar geleden verliep dat veel beter, vorig jaar minder en dit jaar dus niet echt best. Het is best de moeite waard voor de club. Misschien dienen de ouders op het grote (financieel) belang van deze actie middels een mail en brief te worden geattendeerd. Degenen, die niet op de zomertraining komen hebben geen boekje gehad. Dit moet volgend jaar anders door bijvoorbeeld op de boekjes van tevoren de naam te zetten. Volgend zomer (juni) komen het bestuur en Simon Kuiper bij elkaar om afspraken te maken.

7.    Verslag van de kascommissie

Simon Kuiper (aftredend) en Ger Warink hebben de boeken gecontroleerd en akkoord bevonden. Zij stellen voor de penningmeester decharge te verlenen. Dit voorstel wordt door de vergadering overgenomen. Simon en Ger worden bedankt voor hun medewerking.

8.    Bestuursverkiezing

Aftredend en niet herkiesbaar             : Nico van den Akker (voorzitter),

     Kandidaat voorzitter                                  : Johan Feikens

     Aftredend en herkiesbaar                   : Anja Stulp (technische commissie)

     Kandidaat:                                             : Harold Groenewold (algemeen bestuurslid)

Er hebben zich  geen tegenkandidaten gemeld, dus stelt Nico voor de kandidaten te benoemen. Johan stelt zich voor: schaatst vanaf zijn 11e. Is ooit eens 4e van Nederland geweest op zijn 16e. Daarna trainer geworden. Een tijdje eruit geweest en een jaar of vijf geleden in het bestuur gekomen. In die functie eerst sponsoring gedaan en  NPT, en dan vanaf nu voorzitter. Hij is verder trainer van de junioren op maandag en vrijdag. Belangrijk om een beetje feeling te houden. Eén van de doelen voor de komende tijd is een hoofdsponsor zoeken voor het NPT.

Johan bedankt Nico voor zijn inzet van de afgelopen jaren, Johan hoopt het voorzitterschap met net zoveel bezieling voort te zetten.

Harold stelt zich voor. Woonachtig in Uithuizermeeden, schaatscarriëre: is fanatiek recreant geweest zonder lid te zijn van een vereniging. Heeft wel een paar fanatiek schaatsende dochters. Hij wil zich graag inzetten voor de vereniging.

9.    Benoeming commissies en verkiezing nieuw kascommissielid

- Kascommissie                         : Simon Kuiper (aftredend na 5 jaar) en Ger Warink. Nieuw in de     

                                              kascommissie: Astrid Oudman.

- Technische commissie             : Anouk de Veen en Anja Stulp Deze commissie wordt aangevuld                

                                                        met Annelies Verschure.

- Zomerkampcommissie            : Astrid Oudman en Wouter Verschure

- Website redactie                      : Jacob Reinders, Anton Jongsma (website beheerder),

                                                         Richard Verschure en Nico van den Akker.(aftredend)

- Elfdorpentocht commissie       : Nely Schutte (aftredend), Anja de Heer, Jacob Tijsma,  Hilbrand       
  Brandsma, Janny Tjalma, Nico van den Akker en Jan Thomas Vos.

- NPT Commissie                      : Johan Feikens, Richard Verschure, Jan de Veen, Annelies            

                                                         Verschure, Anja Stulp en Ellen Dallinga.

 10.  W.v.t.t.k./ rondvraag

 - Worden trainers ook bedankt voor hun inzet? Ja, ze krijgen een vergoeding voor hun werkzaamheden. De indruk bestaat echter dat deze vergoeding in vergelijking met  andere clubs en Kardinge,te laag is. Het bestuur zal zich hierover buigen. De trainers worden bedankt voor hun inzet..

- Het zomerkamp is, net als afgelopen jaar, volgend zomer weer in Riegheide.

- Proberen de kinderen meer te betrekken bij de trainingen en doelen. Ook uit goede contacten met de andere verenigingen, kun je je voordeel halen. Het bestuur heeft vrij veel contact met de andere verenigingen en doet dingen samen.

- Tijdens de laatste clubwedstrijd was de 1000 meter vrij laat aan de beurt. Wij houden de startprocedure van de gewestelijke wedstijden aan en proberen het aantal deelnemers te beperken door in ieder geval de selectieleden niet meer toe te laten. In december hebben wij drie uur baanhuur, die krijgen wij nu nog niet vol. Wij proberen er een andere club bij te krijgen om de kosten samen te delen.

- Is het met het plannen van de wedstrijden mogelijk om rekening te houden met data om limieten te kunnen rijden voor andere wedstrijden? Nee, het is nu al erg moeilijk om data te vinden voor wedstrijden. Er zijn veel belangen en het valt niet mee om daar tussen door te schipperen.

- Wat doen jullie aan het teruglopen van het ledenaantal?
Er is een flyer gemaakt om te verpreiden op scholen en op ijsbanen. Ook hebben wij deelgenomen aan de open dag van Kardinge. De jeugdleden van natuurijsvereniging Slochterbos benaderen wij nu om een keer mee te trainen op zaterdag. Het is de kunst de kinderen met proeflessen naar de ijsbaan te lokken. Op de site van Borgercompagnie staat een foto van een groep jongeren. Iets dergelijks zouden wij ook kunnen doen.

- De tijdwaarneming tijdens de 100 m is behoorlijk amateuristisch. De tijdwaarnemeing werkt  de laatste weken herhaaldelijk niet. Volgende week is er een vergadering van het gewest. Het bestuur neemt deze opmerkingen mee.

- Wie betaalt de trainers van Kardinge? Dat doet de gemeente Groningen. YVG heeft een heel andere contributiestructuur dan wij hebben, gebaseerd op het aantal jaren lidmaatschap. Dit brengt overigens veel administratieve rompslomp met zich mee.

- Een van onze trainers doet nu de jeugdbaanploeg. Hieruit blijkt dat wij redelijk goede trainers hebben. Er is geen selectieprocedure voor de jeugdbaanploeg. Wouter is bezig om dingen beter op te zetten. Volgende week is er een overleg over de jeugdbaanploeg.

11.  Sluiting

Nico sluit de vergadering. Hij bedankt een ieder voor de inbreng en de open discussie.  Met de tijdens de vergadering besproken onderwerpen en opmerkingen kan het bestuur weer verder.

Na de vergadering is het tijd voor een gezellig samenzijn met een drankje aan de bar.

Nely Schutte

Secretariaat.